Veel kantoren zijn de afgelopen jaren ingericht volgens het open kantoorprincipe. Dat oogt ruimtelijk, stimuleert samenwerking en is efficiënt in gebruik van vierkante meters. Toch merken steeds meer organisaties dat deze inrichting een keerzijde heeft. Medewerkers hebben moeite zich te concentreren, voeren telefoongesprekken tussen collega’s door en ervaren meer werkdruk dan nodig. Het gevolg is verminderde productiviteit en minder werkplezier. Opvallend genoeg wordt dit probleem vaak niet direct gekoppeld aan de kantoorinrichting, terwijl daar juist een groot deel van de oplossing ligt.
Concentratieproblemen in open kantoren
In een open kantoorruimte komen veel prikkels tegelijk samen. Geluid van telefoongesprekken, overlegmomenten aan bureaus, schuivende stoelen en collega’s die langslopen zorgen voor een constante stroom aan afleiding. Het menselijk brein is niet gemaakt om langdurig te werken in een omgeving waar continu onverwachte prikkels binnenkomen. Zeker bij taken die focus vereisen, zoals administratie, analyse of creatief denkwerk, leidt dit tot vermoeidheid en fouten.
Daarnaast ontbreekt in veel open kantoren een duidelijke verdeling van het kantoor. Werkplekken, overlegplekken en belmomenten lopen door elkaar heen. Medewerkers passen zich aan door met een koptelefoon te werken of gesprekken uit te stellen, maar dat zijn tijdelijke oplossingen die het onderliggende probleem niet wegnemen.
Wat geluid en onrust doen met werkprestaties
Geluidsoverlast is een van de grootste verstorende factoren op kantoor. Zelfs wanneer gesprekken niet bewust gevolgd worden, registreert het brein deze geluiden wel. Dat zorgt voor mentale ruis en verhoogde stress. Op de lange termijn kan dit leiden tot concentratieverlies, irritatie en zelfs fysieke klachten zoals hoofdpijn of vermoeidheid.
Ook visuele onrust speelt een rol. Beweging in het gezichtsveld, mensen die voortdurend passeren en gebrek aan beschutte werkplekken maken het lastig om langdurig gefocust te blijven. Een goede kantoorinrichting houdt rekening met zowel akoestiek als zichtlijnen. Dit is iets waar wij bij Van Garderen Kantoormeubelen al rekening mee houden bij het ontwerp.
Slimme oplossingen zonder grote veranderingen
Het verbeteren van concentratie op kantoor hoeft geen ingrijpende verbouwing te betekenen. Met een doordachte inrichting kun je al grote stappen zetten. Akoestische oplossingen zoals wandpanelen, plafondoplossingen en scheidingswanden dempen geluid en brengen rust in de ruimte. Door werkplekken strategisch te plaatsen en looproutes te scheiden van focuszones ontstaat automatisch meer overzicht en minder afleiding.
Daarnaast is het creëren van verschillende werkzones essentieel. Open werkplekken blijven waardevol voor samenwerking, maar moeten worden aangevuld met stille werkplekken en afgesloten belruimtes. Zo krijgt iedere medewerker de mogelijkheid om te werken op de plek die past bij de taak van dat moment.
Focusplekken en belruimtes als vast onderdeel van het kantoor
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om focusplekken en belruimtes structureel op te nemen in hun kantoorindeling. Dit zijn plekken waar medewerkers zich tijdelijk kunnen afzonderen voor geconcentreerd werk of vertrouwelijke gesprekken. Door deze ruimtes centraal te plannen en goed toegankelijk te maken, voorkom je dat ze als noodoplossing worden gebruikt.
Een goede balans tussen openheid en rust zorgt niet alleen voor betere prestaties, maar ook voor meer tevreden medewerkers. Mensen voelen zich gehoord wanneer hun werkomgeving hen ondersteunt in plaats van belemmert.
Advies op maat maakt het verschil
Elke organisatie is anders. Het aantal medewerkers, het type werkzaamheden en de bedrijfscultuur bepalen welke inrichting het beste werkt. Daarom begint een effectieve oplossing altijd met goed advies. Door te kijken naar hoe een kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt, kan de inrichting daarop worden afgestemd. Van eerste ontwerp tot levering en montage zorgt een doordachte aanpak voor een werkplek die rust brengt, focus ondersteunt en werkplezier verhoogt.
Een prettige werkomgeving is geen luxe, maar een investering die zich dagelijks terugbetaalt.
